Organisaties die inzetten op onboarding, gaan voor duurzaam resultaat. Dat blijkt ook uit onderzoek door Vlerick Business School naar onboardingsprocessen in Belgische bedrijven, dat aantoont dat werknemers die op de eerste werkdag goed voorbereid aan de start verschijnen, niet alleen sneller ingewerkt zijn, maar ook positiever staan tegenover de nieuwe werkgever.  

Grote organisaties zoals Google, Facebook, IBM, EY en Zappos zien de hoge economische waarde van een gedegen onboardingsproces in. Maar ook als kleine KMO kan je met de tips van onze L&D-experten de stap zetten naar pre- & onboarding met duurzaam resultaat.

1. Zorg voor een uitgestippeld onboardingsparcours

Bijna de helft van de onderzochte HR-professionals geven aan te geloven dat een goed onboardingproces kostenbesparend werkt. Het onderzoek vanuit Vlerick Business School toont zelfs aan dat hoe langer het proces duurt, hoe groter de kostenbesparing wordt.

Stippel daarom een vaste structuur uit voor het onboarding-parcours gedurende die eerste twaalf maanden. Denk na over:

• Waar wil je dat een nieuwe medewerker staat na 1 maand, 3 maanden, na 1 jaar. En misschien nog belangrijker: Hoe wil je dat hij/zij zich voelt binnen de organisatie?
• Wat is daarvoor nodig? Hoe kan de organisatie de nieuwe medewerker hierin ondersteunen?

Tip: De kans is groot dat jij als HR/L&D professional al enkele jaren werkzaam bent binnen je organisatie. Betrek daarom zeker je nieuwe medewerkers in dit proces. Zo heb je meteen zicht op wat zij werkelijk belangrijk vinden in hun eerste dagen, weken en maanden. 

2. Een vliegende start met pre-boarding

Geef nieuwe medewerkers een vliegende start door in te zetten op pre-boarding. In de periode tussen ondertekening van het contract en de eerste werkdag is het belangrijk dat er regelmatig contact plaatsvindt. Hierdoor zorg je er niet alleen voor dat nieuwe medewerkers sneller inzetbaar zijn, het is ook een belangrijk middel om de stress voor de eerste werkdag te verminderen en om hen volledig te betrekken bij de organisatie.

Enkele concrete tips & tricks om in te zetten op pre-boarding:

• Stuur een nieuwe medewerker, onmiddellijk nadat hij/zij is aangenomen, een welkomstmail met links naar bedrijfsvideo’s en/of toegang tot een website waar ze hun personeelsgegevens kunnen bijwerken, een foto voor hun badge kunnen uploaden, lezen over leermogelijkheden en belangrijk papierwerk in orde kunnen brengen.
• Bied nieuwe medewerkers een elektronisch welkomstpakket met informatie over de bedrijfsgeschiedenis, kernwaarden, persberichten en antwoorden op meest gestelde vragen.
• Laat de directe leidinggevende van de nieuwe medewerker de avond voor de start een telefoontje doen om ervoor te zorgen dat ze weten waar en wanneer ze worden verwacht.

Meer tips: download ons gratis e-book: Leren met impact.

3. Make it personal

Velen denken bij het horen van ‘onboarding’ aan één dag waarbij er door verschillende afdelingshoofden een presentatie wordt gegeven met een toelichting van de bedrijfspolicies. Het onboardingsproces is zoveel meer dan dat.

Enkele tips om het onboardingsproces minder stijf te maken: 

• Een buddy - of mentor, meter, peter – (van een ander team) kan helpen om snel de bedrijfscultuur te absorberen en bredere netwerken in de organisatie uit te bouwen.
• Veel organisaties vinden het (terecht) belangrijk om hun waarden aan bod te laten komen tijdens de onboarding. Vaak gaat het hierbij om een overdracht van waarden, waarbij de HR professional of leidinggevende trots vertelt dat “verbondenheid” centraal staat. Onboarding is nochtans een geweldige opportuniteit om te laten zien dat waarden meer zijn dan woorden op de muur. Je kan de waarde verbondenheid bijvoorbeeld integreren door tijd te voorzien waarin collega’s elkaar leren kennen. Hetzelfde geldt voor klantgerichtheid: worden klanten, succesvolle projecten en geleerde lessen in het onboardingsproces geïntegreerd? Ook voor medewerkers die niet rechtstreeks in contact komen met klanten? 
• In plaats van nieuwe medewerkers op een fysieke speurtocht te sturen, waar ze andere mensen op kantoor kunnen verstoren, kan je een virtuele speurtocht organiseren via het bedrijfsintranet. Dit is niet alleen een geweldige manier voor je nieuwe medewerkers om interessante dingen over hun kantoorgenoten te leren. Het biedt ook een leuke introductie tot de tools en technologieën die ze elke dag zullen gebruiken.
• Zorg dat nieuwe medewerkers ergens terecht kunnen met al hun vragen zonder zich hier oncomfortabel bij te voelen. Begin met het geven van een lijst met vragen en antwoorden over aandachtspunten van eerdere nieuwe medewerkers.

4. Breng flow aan in het onboardingsproces

De grootste uitdagingen waar HR-professionals in de praktijk mee worstelen, volgens Vlerick Business School zijn:  

1. Opvolging doen van de nieuwe medewerkers (49%)
2. Een inconsistente aanpak en toepassing van onboarding doorheen de hele organisatie (48%)
3. Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden binnen het bedrijf rond het onboardingproces (43%)

Een goede onboardingsflow vraagt een nauwe samenwerking tussen HR, L&D, IT, leidinggevenden, ... Verlies bij het systematiseren van de workflow ook het perspectief van de nieuwe medewerker niet uit het oog. Door een ‘new employee journey’ op te zetten kan je bijvoorbeeld nagaan van hoeveel verschillende personen de nieuwe medewerker informatie ontvangt voorafgaand en tijdens de eerste weken van de onboardingsperiode.

Tip: Werk je met Trello, dan kan hun template je zeker inspireren om een onboarding-bord op maat van jouw bedrijf klaar te stomen. Ontdek hier meer van onze TOP 10 Free Tools for Learning. 

Ondersteuning nodig bij het optimaliseren van pre- en onboarding? Bekijk wat onze consultants voor u kunnen betekenen.