Werkinstructies zijn meer dan een wettelijke verplichting.

Goede werkinstructies zorgen ervoor dat het werk door alle medewerkers vlot, veilig en correct verloopt. Werkinstructies zijn uitermate geschikt voor organisaties met meerdere vestigingen, een grote diversiteit op de werkvloer of nood aan gestandaardiseerde processen.

Een goede werkinstructie is een begrijpbare beschrijving van je taken en processen. Je beschrijft welke handelingen en acties tot een kwalitatief goed en kostenefficiënt resultaat leiden. In een werkinstructie staan ook belangrijke inhoudelijke aandachtspunten en aandachtspunten om je werkzaamheden ergonomisch, veilig en volgens de meest recente kwaliteitsnormen uit te voeren.

Ook zijn werkinstructies heel handig als geheugensteun wanneer je de werkzaamheden niet vaak uitvoert. Werkinstructies zijn er ook om de flexibiliteit in het team te ondersteunen. Met goede werkinstructies kunnen collega’s elkaars taken invullen bij bv ziekte of vakantie.

Werkinstructies zijn niet alleen van belang om te voldoen aan wettelijke vereisten, maar ook (en vooral):

• zorgen ze voor duidelijkheid en structuur
• garanderen ze de kwaliteit van uw dienstverlening of maakproces en verminderen ze risico’s op menselijke fouten
• verzekeren ze de veiligheid van uw medewerkers
• zorgen ze ervoor dat nieuwe medewerkers snel(ler) inzetbaar zijn
• borgen ze de kennis van je bedrijf/organisatie

Het grote voordeel van werkinstructies is dat het aansluit bij de manier waarop werknemers het liefste leren: door het te doen. Indien werkinstructies goed zijn opgesteld én ook worden gebruikt zijn ze erg waardevol.
 

Tips voor waardevolle werkinstructies

De Opleidingscoach is leerexpert en begeleidt organisaties in de ontwikkeling van of herontwerpen van kwalitatieve werkinstructies. We delen alvast enkele tips. Met onderstaande tips zorg je ervoor dat werkinstructies geen hindernis of onbereikbare tool zijn, maar directe en effectieve ondersteuning bieden op de werkplek.

1. Schep duidelijkheid over de juiste werkwijze

Alvorens je een goede procedure kan schrijven, moet er duidelijkheid zijn over de juiste werkwijze. Dit is vaak niet het geval. We zien in de praktijk vaak verschil in taakuitvoering tussen persoon A en persoon B. Zolang er geen akkoord is over de standaard, kan er geen goede werkinstructie uitgeschreven worden.

2. Instructies, toegespitst op ons brein

De Opleidingscoach is als expert in belangrijke breinprincipes de ideale adviesverlener in het (her)ontwerpen van werkinstructies.
Tijdens onze opleiding ”Schrijfmethodologie” gebruiken we 10 vuistregels om werkinstructies gebruiksvriendelijk te formuleren voor de eindgebruiker. Zo kies je best actieve taal, want zinnen die passief geformuleerd worden, zullen moeilijker zijn om te worden geïnterpreteerd (geef toe, deze zin is complex geformuleerd 😉).

3. Learning at the moment of need

Als onderdeel van de performance management strategie, breng je in kaart welke informatie en instructie cruciaal is om ‘at the moment of need’ te voorzien op de werkvloer. Zeer uitgebreide, gedetailleerde procedures zullen je medewerkers niet verder helpen ‘on the job’. Hou het bij 1 taak die afgebakend is in de tijd. Dus een taak die van a tot z afgewerkt kan worden.

4. Procedures als weergave van de realiteit

Werkinstructies worden vaak geschreven door mensen die de job niet uitvoeren.
Het resultaat hiervan is dat deze procedures geen weergave zijn van de realiteit en bijgevolg onbruikbaar zijn. Het probleem is niet zozeer dat de procedures geschreven worden door niet-experten. Het probleem zit hem in het feit dat de procedures geschreven zijn van achter een computer, zonder mee te volgen op de werkvloer, over verschillende shiften heen.
 

Wil je je verder verdiepen in het maken van werkinstructies?
Dan is onze opleiding ‘Golden rules voor effectieve werkinstructies’ misschien wel iets voor jou!

Deze blog werd geschreven door onze senior technical learning experten Soetkin Linhart en André Swannet.