Beter communiceren kan je leren

Hebben jouw woorden soms niet het gewenste effect? Verval je onbedoeld weleens in een discussie op de werkvloer? Voel je je soms onbegrepen? Gaat er tijd verloren aan miscommunicatie? Heel begrijpelijk, want helder en eenduidig communiceren is allesbehalve eenvoudig, zeker niet wanneer we onder tijdsdruk staan.

Eén ding staat vast: we communiceren voortdurend, zowel binnen professionele als persoonlijke contexten. Daarom is het ontzettend belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan de manier waarop we communiceren. “HOE” we communiceren is minstens even bepalend voor de interpretatie, als “WAT” we communiceren. Goed nieuws: beter communiceren kunnen we leren! De theorie rond verbindend communiceren van Marshall Rosenberg (ook wel geweldloos communiceren genoemd) heeft mij hiertoe al heel wat handvaten geboden, misschien inspireert het jou ook?

Verbindend communiceren op de werkvloer heeft tal van voordelen. Om er maar enkele te noemen: we begrijpen elkaar beter, komen sneller tot oplossingen, misverstanden worden makkelijker bespreekbaar en monden minder vaak uit in conflicten. De vaardigheid om verbindend te communiceren is ook een grote troef als je coachend wil leidinggeven en een psychologisch veilige context wilt creëren. Kortom, verbindende communicatie draagt bij aan een inclusieve Great@Work werkcontext, waarin hechte teams positief met elkaar aan de slag gaan.  

Tussen wat wordt gezegd en niet bedoeld en wat wordt bedoeld en niet gezegd, gaat de meeste liefde verloren. – Khalil Gibran

Het model van verbindende communicatie biedt voor iedereen laagdrempelige tools aan om écht contact te maken met elkaar, te luisteren naar de ander en jezelf. Een eenvoudig stappenplan dat je flexibel kan inzetten. 

We beschikken over een zeer groot arsenaal aan woorden, gelaatsuitdrukkingen, houdingen, .. om te duiden wat we voelen, bedoelen, willen… De juiste woorden op de juiste manier en de juiste moment inzetten opdat je boodschap zoals bedoeld overkomt, is geen makkie. Verbindende communicatie gaat ervan uit dat elk gedrag (en dus ook elke communicatie) start vanuit een behoefte (waar we ons al dan niet bewust van zijn). Onze behoeftes kunnen van allerlei aard zijn, de ene behoefte is tastbaarder en makkelijker in te vullen dan de andere. Laten we even een zeer voor de hand liggende en tastbare behoefte als voorbeeld nemen: de behoefte aan eten. Ben je of ken je iemand die (al dan niet bewust) kort reageert wanneer die honger heeft? Dan helpt het wellicht om aan je gesprekspartner mee te geven dat je honger hebt, voor die andere conclusies trekt op basis van je gedrag.

What others do may be the stimulus of our feelings, but never the cause. – Marshall Rosenberg

Ontdek vier tips om jouw behoeften te benoemen en verbindend te communiceren.

1. Beschrijf wat je waarneemt, zonder er een oordeel aan te hangen.

We vellen dagelijks oordelen over elkaar: “Je zaagt”, “Je bent te laat”, “Je luistert niet”, etc.  We communiceren dikwijls vanuit wat we verkeerd vinden aan het gedrag van de ander. Dit creëert afstand en triggert een negatieve reactie, de kans op een tegenaanval is groot. Door de focus in onze communicatie niet te leggen op de ander, maar op onze eigen behoefte, creëren we  verbinding. Een eerste stap hierin is te beschrijven wat je waarneemt zonder er een oordeel  aan te koppelen. Dus niet “Je bent alweer te laat!” maar “Je bent later dan dat we hadden afgesproken”.

2. Beschrijf wat je voelt ten gevolge van die waarneming

Het is niet evident om te beschrijven wat we voelen, zeker niet op de werkvloer. Meer nog, spijtig genoeg wordt het uiten van onze emoties op de werkvloer soms gezien als onprofessioneel, of zwak. Verbindende communicatie daagt je uit om de ander te laten weten wat je voelt. Door te beschrijven wat een waarneming met je doet, geef je de ander een inkijk in je gevoel, wat de kans dat de ander je gedrag begrijpt en empathisch reageert vergroot. Bijv. “Je bent later dan dat we hadden afgesproken en dat maakt me zenuwachtig”.

3. Geef aan welke behoefte er aan de basis ligt van je gevoel

Aan de basis van elk gevoel ligt een bepaalde behoefte. Door stil te staan bij wat je een zenuwachtig gevoel geeft, voorkom je een verwijt aan de ander. Het is immers niet de ander zijn/haar schuld dat je zenuwachtig bent. We zijn zelf verantwoordelijk voor onze gedachten/gevoelens. “Je bent later dan dat we hadden afgesproken. Dat maakt me zenuwachtig, want hierdoor hebben we minder tijd om onze presentatie voor te bereiden.” Je hebt dus behoefte aan tijd. Je laat de ander toe je zenuwachtigheid te begrijpen en hierop gericht en empathisch te kunnen reageren. Deze communicatie komt logischerwijs anders bij je gesprekpartner binnen dan “Je bent te laat, als we niet klaar geraken is het jouw schuld.”.

4. Formuleer een verzoek

Tot slot kun je jouw communicatie eindigen met een verzoek om te verduidelijken aan de ander op welke manier je behoefte kan vervuld worden en je zenuwachtigheid kan wegtrekken. “Kunnen we, indien de tijd vandaag te kort is, morgen een nieuwe afspraak prikken?” of “Wil je me in het vervolg even een seintje geven als je later komt?”, beide positief geformuleerde verzoeken. Het belangrijkste is om in je verzoek positief taalgebruik te gebruiken en om zo concreet mogelijk aan te geven wat je wilt, zonder het van de ander te eisen.

Deze 4 stapjes in elke communicatie doorlopen voelt wellicht wat artificieel en vreemd aan. Ook voor mij voelt dit, als ik bovenstaand voorbeeld lees, wat kunstmatig. Maar het model motiveert mij om na te gaan waarom ik bepaalde gevoelens heb en bepaald gedrag stel. Het inzicht dat gevoelens een uiting zijn van een behoefte, helpt mij bij die reflectie. Waarom voel ik frustratie? Waarom ben ik geagiteerd? Welke behoeftes kunnen hier achter schuil gaan? Ik heb al verschillende malen ervaren dat het benoemen van mijn gevoelens en behoeftes, de rust terug brengt in een gesprek.

When you talk, you are only repeating what you already know. But if you listen, you may learn something new. – Dalai Lama

Aan de slag

Je behoefte benoemen is uiteraard niet voldoende om tot verbinding te komen. Verbindende communicatie gaat ook uit van het inlevingsvermogen van je gesprekspartner. Of je tot verbinding komt hangt mede af van de mate waarin je gesprekspartner zich empathisch opstelt en actief luistert. Actief luisteren is voor mij luisteren om te begrijpen en niet enkel om te praten/te reageren.

Ik heb jullie aan de hand van deze blog kort ingewijd in de theorievorming van verbindende communicatie. De eerste en belangrijkste stap die je kunt nemen is, vanuit het besef dat je er zelf verantwoordelijk voor bent, je behoeften en gevoelens vaker benoemen. Ga ermee aan de slag en voel welk effect dit heeft op je gesprekken! En onthoud: wees niet te streng voor jezelf, leren doen we met vallen en opstaan.

Deze blog werd geschreven door: