Goede werkinstructies zorgen ervoor dat het werk door alle medewerkers vlot, veilig en correct verloopt. Werkinstructies zijn uitermate geschikt voor organisaties met meerdere vestigingen, een grote diversiteit op de werkvloer of nood aan gestandaardiseerde processen.
Werkinstructies zijn niet alleen van belang om te voldoen aan wettelijke vereisten, maar ook (en vooral):
- om de kwaliteit van uw dienstverlening te garanderen,
- de veiligheid van uw medewerkers te verzekeren,
- en ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers snel(ler) inzetbaar zijn.
Het grote voordeel van werkinstructies is dat het aansluit bij de manier waarop werknemers het liefste leren: door het te doen. Werkinstructies kunnen erg waardevol zijn, op voorwaarde dat ze goed zijn opgesteld en ook effectief worden gebruikt. Met onderstaande tips zorg je ervoor dat werkinstructies geen hindernis of onbereikbare tool zijn, maar directe en effectieve ondersteuning bieden op de werkplek.
De rol van L&D in het (her)ontwerp van werkinstructies
1. Schep duidelijkheid over de juiste werkwijze
Alvorens je een goede procedure kan schrijven, moet er duidelijkheid zijn over de juiste werkwijze. Dit is vaak niet het geval. We zien in de praktijk vaak verschil in taakuitvoering tussen persoon A en persoon B. Zolang er geen akkoord is over de standaard, kan er geen goede werkinstructie uitgeschreven worden.
2. Instructies, toegespitst op ons brein
Vanuit expertise in belangrijke breinprincipes, is een L&D-professional de ideale adviesverlener in het (her)ontwerpen van werkinstructies. Tijdens onze opleiding ”Schrijfmethodologie” gebruiken we 10 vuistregels om werkinstructies gebruiksvriendelijkheid te formuleren voor de eindgebruiker. Zo kies je best actieve taal, want zinnen die passief geformuleerd worden, zullen moeilijker zijn om te worden geïnterpreteerd (geef toe, deze zin is complex geformuleerd 😉).
3. Learning at the moment of need
Als onderdeel van de performance management strategie, breng je in kaart welke informatie en instructie cruciaal is om, at the moment of need, te voorzien op de werkvloer. Zeer uitgebreide, gedetailleerde procedures zullen je medewerkers niet verder helpen on the job. Hou het bij 1 taak die afgebakend is in de tijd, met andere woorden: een taak die van a tot z afgewerkt kan worden.
4. Procedures als weergave van de realiteit
Werkinstructies worden vaak geschreven door mensen die de job niet uitvoeren. Het resultaat hiervan is dat deze procedures geen weergave zijn van de realiteit - en bijgevolg onbruikbaar zijn. Het probleem is niet zozeer dat de procedures geschreven worden door niet-experten. Het probleem zit hem in het feit dat de procedures geschreven zijn van achter een computer, zonder mee te volgen op op de werkvloer, over verschillende shiften heen.
Bekaert Deslee, future proof dankzij slimme fabrieken en slimme medewerkers
Bekaert Deslee ging aan de slag met digitale werkinstructies en werd genomineerd voor een L&D Award van Stimulearning. Stefan Polfiet, training & knowledge manager van BekaertDeslee deelt zijn ervaring:
“Om up to speed te blijven in Industry 4.0, moest de training van onze operatoren digitaler, flexibeler en toegankelijker worden. In één jaar tijd creëerden we ons eigen leer- en instructieplatform, voor én door technische operatoren. We deden beroep op Manual.to om gebruiksvriendelijke werkinstructies te maken en deze beschikbaar te stellen in onze 9 officiële talen. We evolueerden op korte tijd van 200 naar 3000 gebruikers en creëerden ruim 1000 werkinstructies. De wildgroei op Sharepoint is verleden tijd, voortaan heeft elke operator toegang tot de instructies via een tablet. Onze onboardingstijd is drastisch verminderd en de gebruiksgraad van instructies enorm gestegen.
Het succes van deze werkinstructies komt er natuurlijk niet zomaar. Een goede governance is cruciaal. Wie schrijft de instructies, hoe houd je ze up to date en beschikbaar, wanneer zijn werkinstructies een meerwaarde, …? L&D kan hier een belangrijke rol in opnemen.”
Dankzij onze expertise in breinprincipes en informeel leren, onderscheiden we ons in het (her)ontwerp van werkinstructies. Vanuit onze jarenlange ervaring in verschillende sectoren (beveiliging, energie, bouw, logistiek, inspectie, ...) en met verschillende kwaliteitsmanagement-systemen, zijn wij uw partner bij de praktische implementatie ervan zodat de investering maximaal rendeert. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.
Deze blog werd geschreven door:
